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Institui o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU/BR) e adota outras providências.

 

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A Presidente do Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU/BR), no uso das atribuições que lhe conferem o art. 29 da Lei n° 12.378, de 31 de dezembro de 2010, e o art. 159 do Regimento Interno aprovado pela Deliberação Plenária DPOBR n° 0065- 05/2017, de 28 de abril de 2017, e instituído pela Resolução CAU/BR n° 139, de 28 de abril de 2017; e

 

Considerando o Acordo de Cooperação Técnica TRF4 n° 183/2021, que entre si celebraram o Tribunal Regional Federal da 4ª Região e o CAU/BR, cujo objeto é a sessão do direito de uso do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) para utilização em base única pelo CAU;

 

Considerando o Decreto n° 8.539, de 8 de outubro de 2015, que “Dispõe sobre o uso do meio eletrônico para a realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional”; e

 

Considerando a necessidade de modernização e padronização dos meios eletrônicos de gestão e tramitação de documentos e processos no âmbito do CAU;

 

RESOLVE:

 

CAPÍTULO I

DAS DISPOSIÇÕES GERAIS

 

Art. 1° Instituir o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) como sistema oficial de gestão eletrônica de documentos e processos administrativos no âmbito do Conselho de Arquitetura e Urbanismo do Brasil (CAU/BR), nos termos desta Portaria Normativa.

 

Art. 2° A gestão eletrônica de processos administrativos compreende as etapas de produção, edição, assinatura, tramitação, recebimento, autuação, conclusão e arquivamento de processos.

 

Art. 3° A instituição do SEI atenderá aos seguintes objetivos relativos a documentos e processos administrativos:

 

I – assegurar o acesso às informações e aprimorar a segurança e a confiabilidade dos dados;

 

II – aperfeiçoar as ferramentas de gestão, fomentando a qualidade dos serviços;

 

III – aumentar a produtividade e a celeridade na tramitação;

 

IV – reduzir os custos operacionais envolvidos nos fluxos de criação, autuação e tramitação; e

 

V – ampliar o uso de recursos disponíveis de tecnologia da informação e comunicação.

 

Art. 4° Para fins de utilização do SEI, bem como desta Portaria Normativa, considera-se:

 

I – assinatura eletrônica: registro realizado eletronicamente por usuário identificado de modo inequívoco, com o objetivo de firmar determinado documento no SEI;

 

II – autenticação: atestado de que um documento é verdadeiro ou de que uma cópia reproduz fielmente o original, de acordo com as normas de validação, realizada por pessoa com competência legal para tanto (servidor público, notário, autoridade certificadora) em um determinado momento;

 

III – autenticidade: característica de confiabilidade da origem de um dado, informação ou documento; considera-se que documento autêntico é aquele que possui a qualidade de ser exatamente aquele que foi produzido, não tendo sofrido alteração, corrompimento e/ou adulteração;

 

IV – autuação de processo: é a ação que caracteriza o início do processo, sua formação;

 

V – código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos: documento que contém a classificação arquivística dos documentos do CAU/BR, utilizado com o intuito de classificar, avaliar e definir a destinação final de todos os documentos, produzidos e/ou recebidos pelo Conselho;

 

VI – credencial: permissão específica de acesso a determinado processo do SEI;

 

VII – desentranhamento: retirada de folhas e/ ou documentos de um processo de forma definitiva, mediante justificativa documentada e respectiva certificação;

 

VIII – digitalização: conversão de um documento físico em um documento digital;

 

IX – documento: unidade de registro de informações, independentemente do formato, suporte ou natureza;

 

X – documento digital: documento codificado em dígitos binários, acessível e interpretável, por meio de sistema computacional, classificado como:

 

a) documento nato-digital: documento produzido originariamente em meio eletrônico; ou

 

b) documento digitalizado: documento eletrônico obtido pela conversão de documento originariamente físico, gerado por fiel representação em código digital;

 

XI – gestor de unidade: gestor autorizado a solicitar permissões de acesso ao SEI para os usuários de sua unidade;

 

XII – indexação: processo de análise de um documento que tem por finalidade identificar o assunto tratado e sintetizá-lo, por meio de palavras-chave, de maneira a permitir a sua identificação e recuperação no SEI;

 

XIII – interessado: pessoa física ou jurídica, interna ou externa, diretamente interessada e/ou afetada pelas decisões tomadas em relação à análise do documento avulso ou do processo;

 

XIV – juntada por anexação de documentos: ato de incluir documento no processo, desde que referentes a um mesmo interessado e assunto, sendo que os documentos anexados passam a compor o processo;

 

XV – juntada por anexação de processo: ação de juntar, de maneira permanente, processos análogos, cujos escopo e interessado sejam os mesmos, uma vez verificado que as informações devem ou podem estar agregadas em um único processo;

 

XVI – Núcleo de Gestão Documental (NGD): unidade responsável pela gestão documental do CAU/BR, bem como pelo protocolo e pelo arquivo geral;

 

XVII – Objetos: conjunto de artefatos composto por linguagem textual, sonora, iconográfica, audiovisual e tridimensional, que não pode ser autuado fisicamente no SEI;

 

XVIII – órgão competente: unidade administrativa do CAU/BR com competência para praticar atos ou para determinar a prática de atos por unidades a ela subordinadas, relativamente a determinado processo eletrônico;

 

XIX – perfil: conjunto de permissões atribuídas ao usuário do SEI;

 

XX – preclusão: perda do direito de manifestar-se no processo, por não tê-lo feito no prazo devido;

 

XXI – processo eletrônico: conjunto de entradas, saídas e movimentações de documentos digitais, em tramitação ou arquivados no banco de dados do CAU, com identificação única, disponibilizados por meio eletrônico;

 

XXII – requerimento do interessado: documento produzido por usuário interno ou externo com o propósito de promover autuação em processo eletrônico específico;

 

XXIII – tramitação: movimentação do processo entre unidades administrativas do CAU/BR;

 

XXIV – unidade administrativa: compreende cada um dos setores administrativos do CAU/BR;

 

XXV – unidade de protocolo: setor responsável pelo recebimento, pela classificação, pelo registro, pela distribuição, pelo controle da tramitação, a expedição e a autuação de documentos avulsos para formação de processos, e os respectivos procedimentos decorrentes;

 

XXVI – usuário externo: pessoa física ou jurídica que, mediante cadastro e concessão de acesso, esteja autorizada a atuar em processos eletrônicos do SEI; e

 

XXVII – usuário interno: conselheiros, empregados públicos e demais colaboradores em exercício no CAU que tenham autorização para acessar e atuar em processo eletrônico do SEI.

 

CAPÍTULO II

DO PROCESSO ELETRÔNICO

 

Art. 5° O processo eletrônico autuado no SEI receberá o Número Único de Protocolo (NUP), o qual consiste na numeração sequencial, gerada automaticamente pelo sistema.

 

Parágrafo único. A numeração a que se refere este artigo se baseia na Portaria Interministerial MJSP ME n° 11, de 25 de novembro de 2019, regulamentada pela Instrução Normativa Interministerial n° 13, de 27 de fevereiro de 2020, normas essas que ficam fazendo parte integrante desta Portaria Normativa para os fins específicos.

 

Art. 6° Todo usuário interno poderá autuar um processo no SEI, incumbindo-lhe a responsabilidade pelo seu envio ao órgão ou unidade administrativa competente, para que possa tramitar.

 

Art. 7° O usuário interno responsável por autuar o processo eletrônico deverá:

 

I – certificar-se da existência ou não de processo sobre a mesma matéria;

 

II – escolher o tipo de processo adequado à matéria; e

 

III – cadastrar as informações do processo e documento requeridos pelo sistema.

 

Parágrafo único. Para o cadastro referido no inciso III do caput observar-se-á a correta indexação dos documentos por assunto, obedecendo às regras de ortografia e identificando os termos mais relevantes e pertinentes relativos ao tema tratado, com o propósito de sintetizar adequadamente as informações e reduzir a duplicidade de registro de documentos.

 

Art. 8° Constatada, a qualquer tempo, a tramitação de 2 (dois) ou mais processos eletrônicos que tratam de matéria idêntica, deverá ser promovida a sua anexação, que ficará registrada no histórico do processo.

 

§ 1° O processo mais recente será anexado ao mais antigo, mantendo-se a numeração e classificação arquivística deste último.

 

§ 2° Em caso de anexação indevida de processos, somente os administradores do sistema poderão cancelar a ação, mediante solicitação documentada e justificada do interessado ao Núcleo de Gestão Documental (NGD).

 

§ 3° A solicitação de que trata o parágrafo antecedente deverá ser realizada no próprio processo por meio de despacho e, em seguida, tramitada ao NGD.

 

Art. 9° A ordenação dos documentos no processo eletrônico será realizada na sequência cronológica de sua produção.

 

§ 1° A reordenação dos documentos, se necessária, somente será realizada mediante solicitação documentada e justificada do interessado ao NGD.

 

§ 2° A solicitação deverá ser realizada no próprio processo por meio de despacho e, em seguida, tramitada ao NGD.

 

Art. 10. O processo eletrônico terá início com a autuação de um documento produzido eletronicamente ou digitalizado, de ofício ou a requerimento do interessado.

 

Parágrafo único. Os processos não poderão ser iniciados com o documento “Despacho”.

 

Art. 11. A autuação de processo ou a juntada de documentos, por requerimento do interessado externo, deverá conter os seguintes dados:

 

I – unidade ou autoridade administrativa do CAU/BR a que se dirige;

 

II – identificação do interessado ou de quem o represente;

 

III – domicílio do interessado, número de telefone e endereço eletrônico para o recebimento de comunicações;

 

IV – exposição dos fatos e de seus fundamentos; e

 

V – data e assinatura do interessado ou de seu representante.

 

Parágrafo único. O interessado deverá solicitar o cadastro de documentos imprescindíveis à análise dos processos.

 

Art. 12. A juntada de documentos, realizada por meio de requerimento do interessado, será, preferencialmente, formulada por correspondência eletrônica, que, incluídos os arquivos anexados, deverá:

 

I – ter o tamanho máximo de 20 (vinte) MB; e

 

II – ser em formato compatível ao estabelecido no Anexo II.

 

§ 1° É de responsabilidade do remetente a certificação de que, conforme o inciso I, o limite de tamanho da correspondência eletrônica não será excedido e o formato do documento respeitado, sob pena de não ser possível o recebimento no servidor de e-mails do CAU.

 

§ 2° O envio de requerimento, por meio de correspondência eletrônica, não assegurará sua protocolização no SEI, cuja efetivação dependerá do cumprimento das formalidades previstas neste Ato.

 

§ 3° O adequado uso de correspondência eletrônica para o envio de requerimentos e documentos será de inteira responsabilidade do interessado ou de seu representante.

 

Art. 13. O requerimento do interessado visando à autuação de processos, enviado por correspondência eletrônica à unidade de protocolo, será autuado no SEI.

 

§ 1° Caso a correspondência eletrônica, com o requerimento para o cadastro de documentos em processo, seja recebida no servidor de e-mails do CAU/BR após as 18h00 de dia útil, o agente responsável pelo seu recebimento, para fins de aferição de tempestividade e eventual cumprimento de prazos legais, autuará, no processo eletrônico, no dia útil imediatamente seguinte, emitindo e juntando certidão que informe a data e o horário de recebimento da respectiva correspondência eletrônica.

 

§ 2° Após o cadastro do requerimento e de seus anexos no processo eletrônico, a correspondência eletrônica, por meio da qual o requerimento foi enviado, não será descartada.

 

Art. 14. Não será protocolizado, ainda que recebido no servidor de e-mails do CAU/BR, o requerimento do interessado:

 

I – que esteja, no todo ou em parte, incompleto, danificado ou ilegível, por qualquer eventualidade técnica; e/ou

 

II – dirigido a órgão da administração pública diverso do CAU/BR.

 

§ 1° Em se tratando de requerimento não autuado com base nos incisos do caput, dar-se-á ciência ao interessado informando o motivo do indeferimento.

 

§ 2° Na hipótese de envio do requerimento e de seus anexos de forma fracionada, em razão da limitação prevista no caput do art. 12, todas as correspondências eletrônicas a ele referentes deverão ser encaminhadas até as 23h59min do mesmo dia, sob pena de preclusão de todo o requerimento.

 

Art. 15. Recebido o requerimento do interessado no protocolo do CAU/BR, em meio físico, a unidade de protocolo digitalizará o documento e seus eventuais anexos, observando as disposições do art. 21, e os protocolizará no SEI.

 

Parágrafo único. No caso da inoperância técnica temporária do SEI, os documentos físicos deverão ser protocolizados de acordo com o art. 52.

 

CAPÍTULO III

DOS DOCUMENTOS

 

Art. 16. Os documentos produzidos ou inseridos no SEI constituirão ou se vincularão a um processo eletrônico, sendo de responsabilidade exclusiva dos usuários autorizados a sua protocolização, autuação, indexação, anexação e produção de respectivos registros.

 

Art. 17. Os documentos produzidos no SEI terão garantia de autoria, autenticidade e integridade asseguradas, por meio da utilização de assinatura eletrônica, conforme previsão na Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020, e do art. 11 da Lei n° 14.129, de 29 de março de 2021, nas seguintes modalidades:

 

I – com identificação do assinante, por meio de nome de usuário e senha, preferencialmente, conforme inciso II do art. 4° da Lei n° 14.063, de 23 de setembro de 2020; ou

 

II – com certificado digital, emitido no âmbito da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), observados os padrões definidos por essa entidade.

 

§ 1° A assinatura eletrônica, em qualquer de suas modalidades, é de uso pessoal e intransferível, sendo de responsabilidade do titular a sua guarda e sigilo.

 

§ 2° Qualquer agente público ou servidor em atividade no CAU/BR, quando solicitado, poderá autenticar, com sua assinatura eletrônica, documentos digitalizados a partir da conferência e comparação ao documento original, em conformidade com os artigos 411 e 425 da Lei n° 13.105, de 16 de março de 2015 (Código de Processo Civil).

 

Art. 18. A autenticidade de documentos autuados no SEI poderá ser verificada no endereço da Rede Mundial de Computadores (Internet) indicado na tarja de assinatura e na declaração de autenticidade do documento, com uso do Código Verificador e do Código CRC (Cyclic Redundancy Check).

 

Art. 19. Para que os documentos digitalizados, internos e externos, autuados no SEI, apresentem os mesmos efeitos legais do documento físico original, faz-se necessário que os requisitos de digitalização estabelecidos no Decreto n° 10.278, de 18 de março de 2020, sejam cumpridos.

 

§ 1° Caso não seja possível seguir os padrões técnicos, os procedimentos e o processo de digitalização informados do caput deste artigo, os originais em papel não poderão ser descartados.

 

§ 2° Os originais serão enviados ao Arquivo Geral do CAU/BR, de acordo com cronograma de transferências de documentos do NGD, onde cumprirão os prazos da Tabela de Temporalidade e Eliminação de Documentos.

 

§ 3° Os documentos em formato diverso daquele estabelecido em norma específica podem ser inseridos no SEI em seu formato original.

 

§ 4° Havendo necessidade temporária e impreterível, poderão ser viabilizados outros formatos e extensões de documentos, conforme demanda das unidades administrativas.

 

§ 5° A unidade que necessitar de uma nova extensão de arquivo para inserção de documentos externos deverá solicitar, via Gerenciador Avançado de Demandas (GAD) por meio do endereço eletrônico gad.caubr.gov.br, formalizando e justificando a solicitação.

 

§ 6° Caso seja inviável a inserção do documento em seu formato original observar-se-á o previsto no art. 23.

 

Art. 20. As certidões, os contratos, as notas fiscais e outros documentos originais de conteúdo comprobatório e os documentos considerados de valor histórico deverão, após digitalização e autuação no SEI, ser encaminhados ao Núcleo de Gestão Documental (NGD), de acordo com as regras específicas dessa unidade, para guarda na forma do código de classificação e tabela de temporalidade e destinação de documentos.

 

Parágrafo único. A responsabilidade pelo envio dos documentos referidos no caput às unidades de arquivo correspondentes será da unidade que os autuou no SEI, de acordo com cronograma de transferências de documentos do NGD.

 

Art. 21. A digitalização de documentos recebidos em meio físico será realizada pela unidade responsável pelo recebimento do documento e que se responsabilizará pelo cadastro do documento no SEI.

 

§ 1° O documento digitalizado será cadastrado no processo eletrônico como documento externo.

 

§ 2° A conferência de integridade será realizada imediatamente após a autuação no sistema e deverá registrar se o documento foi apresentado na forma de:

 

I – cópia autenticada administrativamente;

 

II – cópia autenticada por cartório;

 

III – cópia simples; ou

 

IV – documento original.

 

§ 3° O documento externo será autenticado em consonância com o § 2° do art. 17 e verificado conforme o estabelecido no art. 18 desta Portaria Normativa.

 

Art. 22. Os documentos recebidos, por meio físico, com indicação de conteúdo sigiloso, referentes a procedimentos licitatórios ou chamamentos públicos serão encaminhados diretamente à unidade competente, sem violação do envelope.

 

Art. 23. Os documentos cuja digitalização seja tecnicamente inviável e os eventuais objetos que façam parte do processo deverão ser encaminhados à unidade competente, que certificará o seu recebimento no processo eletrônico.

 

§ 1° Durante a tramitação do processo eletrônico entre os setores, os documentos ou objetos especificados no caput poderão:

 

I – permanecer sob a guarda do setor em que estejam armazenados, quando dispensáveis para a análise do processo; ou

 

II – ser remetidos ao setor de destino do processo eletrônico para análise.

 

§ 2° Ao final do processo eletrônico, o titular da unidade competente decidirá o destino dos documentos ou objetos especificados no caput, que poderão ser devolvidos ao interessado ou arquivados, conforme regras do Código de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

Art. 24. A apresentação de documento original sob a guarda do interessado poderá ser exigida:

 

I – quando a lei assim determinar;

 

II – a critério da administração, até que decaia seu direito de rever os atos praticados no processo; e

 

III – diante de instauração de procedimento administrativo para aferição da integridade de documento digitalizado.

 

Art. 25. O teor e a integridade dos documentos digitalizados, encaminhados por correspondência eletrônica, serão de responsabilidade do interessado, que responderá nos termos da legislação civil, penal e administrativa por eventuais fraudes.

 

Art. 26. Quanto aos processos produzidos em suporte papel, competirá ao Núcleo de Gestão Documental o recebimento e o controle da transferência e do recolhimento dos documentos em suporte papel que já foram finalizados pelas unidades organizacionais do CAU/BR.

 

§ 1° Todos os processos não digitais serão transferidos ou recolhidos ao Arquivo Geral do CAU/BR, de acordo com cronograma a ser elaborado pelo NGD.

 

§ 2° Os processos receberão classificação arquivística e cumprirão os prazos de guarda e destinação final previstos na Tabela de Temporalidade e Destinação de documentos.

 

§ 3° Os processos deverão estar completos e íntegros, com todas as páginas numeradas e rubricadas.

 

§ 4° O verso das páginas que não possuírem informações receberá o carimbo “em branco”.

 

§ 5° O verso da página não deverá ser numerado, mesmo se houver informações.

 

§ 6° Os processos deverão possuir o Termo de Encerramento, que tem por finalidade indicar o motivo da conclusão do mesmo e solicitar o seu arquivamento junto ao Arquivo Geral do CAU/BR, responsável pela guarda dos processos.

 

§ 7° Será obrigatório explicar o motivo pelo qual a tramitação do documento cessou, sendo que, de acordo com a Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677/2015, de 7 de outubro de 2015, o arquivamento dos documentos ocorrerá diante das seguintes situações:

 

a) por deferimento ou indeferimento do pleito;

 

b) pela expressa desistência ou renúncia do interessado; ou

 

c) por decisão motivada de autoridade competente.

 

§ 8° O Termo de Encerramento de Processo possui modelo pré-definido pelo NGD, sendo que servirá como despacho da área competente e deverá compor a última página do processo.

 

§ 9° Os processos que foram iniciados em suporte papel e, posteriormente, continuados e finalizados no Sistema de Informação e Comunicação dos Conselhos de Arquitetura e Urbanismo (SICCAU), apenas em meio digital, durante o período de teletrabalho do CAU/BR, deverão receber, em suporte papel, os documentos faltantes a fim de ficarem completos e íntegros.

 

§ 10. Não serão recebidos no Arquivo Geral os processos incompletos, com páginas faltantes, sem numeração completa ou sem o Termo de Encerramento de Processo devidamente assinado, cabendo à área responsável a complementação dos itens faltantes.

 

Art. 27. Os processos que foram iniciados em suporte papel e continuados no SICCAU e/ou Sistema de Gestão Integrada (SGI), apenas em meio digital, durante o período de teletrabalho do CAU/BR, e que ainda não foram finalizados, serão constituídos como processos híbridos, aplicando-se-lhes as seguintes regras:

 

I – é imprescindível o registro da relação entre as duas partes (digital e não digital) do processo híbrido;

 

II – a parte não digital do processo híbrido, inclusive a capa, será transferida ao Arquivo Geral do CAU/BR, de acordo com cronograma específico do NGD, para guarda até a finalização da ação e o consequente arquivamento e destinação final do processo híbrido como um todo;

 

III – a área responsável deverá digitalizar e incluir a parte em suporte papel do processo híbrido no SEI, além da inclusão de um despacho informando o número que o identifica;

 

IV – os processos híbridos deverão ser continuados no SEI de acordo com a Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015; e

 

V – a parte em suporte papel e a digital receberão a mesma classificação arquivística e cumprirão a mesma temporalidade e destinação final de acordo com conforme o Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos.

 

Art. 28. Os documentos deverão ser criados em meio eletrônico, exceto quando:

 

I – houver previsão, em ato normativo próprio, de outro meio a ser utilizado;

 

II – houver indisponibilidade do sistema e a espera pelo restabelecimento da disponibilidade possa prejudicar a demanda.

 

§ 1° Nos casos das exceções previstas nos incisos do caputdeste artigo, os procedimentos deverão ser os mesmos aplicados aos documentos em suporte papel, se for o caso, de acordo com a Portaria Interministerial MJ/MP n° 1.677, de 7 de outubro de 2015.

 

§ 2° Nos casos do inciso II do caputdeste artigo, quando do restabelecimento da disponibilidade do sistema os documentos deverão ser incluídos com a maior brevidade possível.

 

CAPÍTULO IV

DO ACESSO E DO CADASTRAMENTO

 

Art. 29. O SEI será acessado por meio do endereço sei.caubr.gov.br.

 

Art. 30. O usuário interno atuará no SEI conforme seu perfil de acesso no sistema.

 

§ 1° O usuário poderá estar associado a mais de uma unidade, de acordo com as atividades por ele desenvolvidas.

 

§ 2° As permissões e alterações de acesso às unidades cadastradas no SEI serão feitas mediante solicitação documentada e justificada, direcionada aos administradores do sistema, por meio do endereço eletrônico gad.caubr.gov.br.

 

§ 3° Todos os atos realizados durante a sessão de trabalho no sistema presumem-se pessoalmente praticados pelo usuário cujo perfil e senha tenham sido empregados para o acesso ao SEI.

 

§ 4° É responsabilidade de cada usuário manter em sigilo a respectiva senha de uso exclusivo para acesso ao SEI.

 

Art. 31. O usuário externo poderá enviar, assinar e receber documentos administrativos eletrônicos, bem como acompanhar o andamento de assuntos de seu interesse, mediante a liberação de acesso externo ao SEI, por prazo determinado, autorizado pela unidade responsável pelo processo.

 

§ 1° O pedido de credenciamento de usuário externo ao SEI é ato pessoal e intransferível e se dará mediante prévio preenchimento do formulário de cadastro disponível no portal do SEI caubr.gov.br/seicau.

 

§ 2° O credenciamento para atuar no sistema está condicionado à aceitação das regras do SEI pelo usuário externo, que se responsabilizará pelo uso indevido do sistema nas esferas administrativa, civil e penal.

 

Art. 32. O usuário interno poderá gerenciar disponibilizações de acesso externo no SEI, para o fim de permitir o seu acompanhamento integral, ou apenas disponibilizar documentos para consulta externa, por período determinado, mediante motivação.

 

Parágrafo único. Para a consulta, exclusivamente, não é necessário o cadastro para usuário externo.

 

Art. 33. O fim do vínculo institucional do usuário interno implica em desabilitar o respectivo perfil de acesso ao SEI, conforme solicitação do superior imediato.

 

CAPÍTULO V

DOS PERFIS DE ACESSO

 

Art. 34. Os perfis de acesso ao SEI classificam-se como:

 

I – acervo de sigilosos da unidade: perfil com permissão para consultar os processos sigilosos da unidade competente e para ativar credenciais;

 

II – administrador: perfil com permissão para configurar itens de negócio do sistema;

 

III – arquivamento: perfil com permissão para executar funções específicas da área de arquivo, como registrar a localização física de documentos digitalizados e autuados no SEI, e para gerir eventual pedido de disponibilização da documentação física arquivada;

 

IV – básico: perfil com permissão para iniciar processos e para protocolar, autuar, produzir e assinar documentos;

 

V – colaborador: semelhante ao perfil básico, destinado a estagiários, porém sem permissão para assinar documentos;

 

VI – informática: perfil com permissão para configurar itens técnicos do sistema;

 

VII – inspeção: perfil com permissão para rastrear as ações praticadas no SEI; e

 

VIII – ouvidoria: permite executar funções específicas de ouvidoria, como responder a formulários de ouvidoria ou gerar estatísticas sobre ouvidoria.

 

Parágrafo único. Os perfis e suas funcionalidades poderão ser alterados conforme a necessidade e a critério da administração.

 

CAPÍTULO VI

DOS NÍVEIS DE ACESSO

 

Art. 35. Os níveis de acesso aos documentos e processos do SEI são categorizados em:

 

I – públicos: poderão ser visualizados por todos os usuários internos e externos;

 

II – restritos: poderão ser visualizados pelos usuários das unidades em que o processo foi iniciado e das unidades por onde tramitou, abrangendo documentos preparatórios que contenham informações pessoais ou hipóteses de sigilo previstas em legislação específica, como fiscal, bancário, de operações e serviços no mercado de capitais, comercial, profissional, industrial e segredo de justiça; em caso de processos restritos, o usuário deverá observar as disposições legais; e

 

III – sigilosos: poderão ser visualizados somente pelos usuários para os quais foi atribuída a credencial de acesso com identificação especial, abrangendo os documentos relacionados à segurança e integridade do CAU, dos usuários, servidores e colaboradores, intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas, ou aqueles previstos em legislação específica.

 

§ 1° A disponibilização de acesso externo a processos restritos poderá ser permitida mediante solicitação de vista, justificada pelo interessado com anuência da autoridade de monitoramento da Lei de Acesso à Informação no âmbito do CAU/BR, nos termos da Portaria Normativa n° 45, de 25 de maio de 2016.

 

§ 2° O usuário que iniciar o processo eletrônico sigiloso deverá observar as disposições legais para a atribuição dessa classificação e será o responsável pela concessão da credencial de acesso aos demais usuários que necessitarem acompanhar e instruir o processo.

 

§ 3° O acompanhamento do trâmite de processos eletrônicos sigilosos será efetuado, restritamente, de usuário a usuário, mediante a concessão de credencial de acesso ao SEI.

 

§ 4° A credencial de acesso a processos eletrônicos sigilosos poderá ser cassada pelo usuário que a concedeu ou renunciada pelo usuário a quem foi concedida.

 

§ 5° A visualização, a edição e a assinatura de documento sigiloso por usuários de outras unidades serão possíveis mediante concessão de credencial de assinatura pelo usuário gerador do documento, sem a necessidade de que haja o trâmite do documento

 

§ 6° O usuário interno ou externo que tomar conhecimento de documento ou assunto sigiloso e que tiver o dever legal de preservar o sigilo de informações, em razão do cargo ou da função que exerce, ficará responsável pela observância das obrigações legais a que estiver sujeito e por eventual violação a que der causa.

 

§ 7° Qualquer reprodução de documento sigiloso receberá a classificação correspondente ao original.

 

Art. 36. A categorização do nível de acesso deverá ser definida pelo usuário no momento da produção ou inserção de documento ou processo no SEI, conforme as opções disponíveis no sistema e estabelecidas em normatização específica.

 

§ 1° As unidades deverão tratar as informações relativas a documentos e processos de forma transparente e objetiva, tendo como regra a publicidade e o acesso à informação, e, como exceção, o sigilo.

 

§ 2° A restrição de acesso a documento ou processo deverá ser justificada pelo usuário que o iniciou, mediante indicação da hipótese legal na qual se baseia a decisão e, expirada a causa da restrição aplicada, o nível de acesso deverá ser alterado para público.

 

CAPÍTULO VII

DAS COMPETÊNCIAS

 

Art. 37. Compete ao Núcleo de Gestão Documental:

 

I – propor normas complementares para o fiel cumprimento do disposto nesta Portaria Normativa;

 

II – zelar pela contínua adequação do SEI à legislação de gestão documental, às necessidades das unidades do CAU/BR e aos padrões de uso do sistema;

 

III – acompanhar a adequada utilização do SEI, preservando a integridade e qualidade de informações nele contidas;

 

IV – orientar e prestar o suporte necessário quanto à capacitação dos usuários do SEI, de maneira compartilhada com a Coordenadoria do Sistema de Gestão Integrada;

 

V – dar suporte aos usuários quanto aos procedimentos para a classificação arquivística dos processos;

 

VI – conferir, receber, digitalizar, registrar, autenticar e tramitar documentos e processos recebidos no Protocolo Geral do CAU/BR; e

 

VII – remeter às unidades competentes documentos comprobatórios, quando não for possível a tramitação eletrônica.

 

Art. 38. Compete à Coordenadoria do Sistema de Gestão Integrada:

 

I –  parametrizar, cadastrar e descadastrar:

 

a) as unidades administrativas;

 

b) os usuários internos;

 

c) os tipos de processos;

 

d) os tipos de documentos;

 

e) as classificações por assuntos (classificação arquivística);

 

f) os padrões oficiais de documentos (modelos);

 

g) as hipóteses legais de níveis de acesso às informações; e

 

h) as funções de gerenciamento do sistema;

 

II – aprovar o cadastro de usuário externo;

 

III – propor minutas de atos normativos e materiais de apoio necessários à utilização do SEI;

 

IV – dar suporte aos usuários quanto aos procedimentos para a tramitação de processo eletrônico, de maneira compartilhada com o Núcleo de Gestão Documental;

 

V – apoiar as unidades do CAU/BR na criação, parametrização e gestão das bases de conhecimento, de documentos e de processos, bem como no cadastramento e descadastramento de usuários do sistema; e

 

VI – dar suporte aos usuários.

 

Parágrafo único. A criação e a parametrização dos processos, documentos e assuntos, conforme alíneas “c”, “d”, e “e” do inciso I, será realizada com a colaboração do Núcleo de Gestão Documental.

 

Art. 39. Compete à Coordenadoria de Tecnologia da Informação:

 

I – propor melhorias e atualizações do sistema;

 

II – garantir o funcionamento do sistema de forma segura e estável; e

 

III – garantir a segurança da informação e a preservação dos documentos digitais no sistema.

 

Art. 40. Compete às unidades administrativas:

 

I – cooperar com o aperfeiçoamento da gestão de documentos;

 

II – produzir, assinar, digitalizar, receber e autuar documentos e concluir a tramitação de documentos e processos no SEI;

 

III – gerenciar as autorizações de acesso a documentos e processos sob sua responsabilidade;

 

IV – criar e gerir as bases de conhecimento no SEI; e

 

V – solicitar, via GAD, o descadastramento de usuário que já não exerça atividades na unidade.

 

Art. 41. Compete aos usuários do SEI:

 

I – zelar pela correta utilização do sistema;

 

II – impedir o acesso às informações contidas no sistema por pessoas não autorizadas;

 

III – zelar pelo acesso a documentos com informações pessoais de outros servidores lotados na mesma unidade administrativa, em observância a Lei n° 13.709, de 14 de agosto de 2019 – Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD);

 

IV – verificar se os documentos e processos têm prazo de retorno programado e de conclusão;

 

V – promover a adequada indexação de documentos;

 

VI – conferir a integridade dos documentos a serem digitalizados;

 

VII – assegurar a integridade dos documentos originais sob sua guarda temporária; e

 

VIII – elaborar documentos orientados pelas boas práticas redacionais.

 

CAPÍTULO VIII

DOS ATOS PROCESSUAIS

 

Seção I

Da Efetivação dos Atos

 

Art. 42. Os atos processuais praticados no SEI serão considerados efetivados no dia e na hora da autuação do documento inicial no processo eletrônico.

 

§ 1° O documento destinado ao cumprimento de prazo administrativo processual será considerado tempestivo quando:

 

I – protocolizado em meio físico até as 18h00 do último dia em que a entrega deva ser realizada, e, autuado eletronicamente no dia útil imediatamente seguinte por servidor responsável pelo seu recebimento, que para fins de aferição de tempestividade e eventual cumprimento de prazos legais emitirá certidão que informe a data e o horário de recebimento do respectivo documento;

 

II – incluído no processo eletrônico até as 23h59min do último dia em que a entrega deva ser realizada; ou

 

III – enviado por meio de correspondência eletrônica recebida no servidor de e-mails do CAU/BR até as 23h59min, do último dia em que a entrega deva ser realizada, ainda que autuado eletronicamente em data e horário posterior, na hipótese prevista no § 1° do art. 13.

 

§ 2° Para fins de aferição da tempestividade:

 

I – será observado o horário oficial de Brasília; e

 

II – não será considerado o horário inicial de conexão do usuário à internet ou o horário de acesso do usuário ao SEI.

 

Seção II

Da Comunicação dos Atos

 

Art. 43. A comunicação de atos processuais praticados no SEI será feita, preferencialmente, por meio eletrônico, mediante:

 

I – remessa do processo à unidade destinatária da comunicação, no caso de processos públicos e restritos;

 

II – concessão de credencial de acesso ao usuário responsável para dar seguimento à comunicação, no caso de processos sigilosos; e

 

III – envio de correspondência eletrônica à unidade destinatária da comunicação.

 

Parágrafo único. A comunicação de atos processuais praticados no SEI, por meio físico, ficará reservada aos casos excepcionais em que a comunicação, por meio eletrônico, não seja viável, ou quando, a critério da autoridade competente, a diligência decorra de imposição legal.

 

Seção III

Do Cômputo dos Prazos

 

Art. 44. Quando for fixado prazo para o retorno programado e/ou conclusão dos documentos ou do processo eletrônico, considerando-se o lapso temporal máximo previsto no art. 42, a contagem terá início no primeiro dia útil seguinte:

 

I – à ciência do destinatário no SEI, no caso de remessa do processo à unidade do destinatário ou da concessão de credencial de acesso a processos sigilosos;

 

II – à confirmação de recebimento da comunicação, no caso de envio de correspondência eletrônica.

 

Art. 45. Para fins do cumprimento do previsto no art. 41, é considerada omissão do recebimento se um processo recebido não for aberto em até 2 (dois) dias úteis do seu encaminhamento.

 

§ 1° O processo eletrônico é classificado como aberto a partir do clique do destinatário no processo localizado na aba de recebidos da tela de controle de processos do SEI.

 

§ 2° A omissão do recebimento e da abertura do processo será considerada como uso inadequado do SEI.

 

CAPÍTULO IX

DAS DISPOSIÇÕES FINAIS

 

Art. 46. As unidades administrativas deverão recusar documentos e processos encaminhados em desacordo com esta Portaria Normativa.

 

Art. 47. O contato com a área de suporte do SEI será feito, preferencialmente, pelo  gestor de cada unidade cadastrada no sistema, via GAD.

 

Art. 48. Os processos físicos e os processos eletrônicos que tramitam em outros sistemas informatizados poderão ser digitalizados e/ou migrados para o SEI, conforme a necessidade, a critério da administração e de acordo com as regras de gestão documental descritas na Portaria Ministerial n° 1.677, de 7 de outubro de 2015.

 

§1° Os processos eletrônicos que estejam em tramitação no Sistema de Informação e Comunicação dos Conselhos de Arquitetura e Urbanismo (SICCAU) e no Sistema de Gestão Integrada (SGI) poderão continuar nesses sistemas até a sua conclusão ou até que se determine sua migração para o Sistema Eletrônico de Informações (SEI).

 

§ 2° A migração de que trata este artigo não se aplicará aos processos em tramitação no Sistema de Informação e Comunicação dos Conselhos de Arquitetura e Urbanismo (SICCAU) que tenham interface com os profissionais arquitetos e urbanistas.

 

Art. 49. O uso inadequado do SEI poderá implicar a recomendação para instauração de processo administrativo disciplinar.

 

Art. 50. A partir da entrada em vigor desta Portaria Normativa, os documentos e processos administrativos produzidos no âmbito do CAU/BR deverão ser cadastrados e tramitados exclusivamente em formato eletrônico no SEI, respeitando-se o cronograma publicado no Anexo I desta Portaria.

 

§ 1° Documentos sigilosos não devem ser tramitados pelo SEI.

 

§ 2° Até que se alcance a data definida em cronograma, os setores deverão manter seus processos em curso nos sistemas em uso corrente (SICCAU ou SGI)

 

§ 3° Qualquer exceção ao disposto no caput deste artigo deverá ser autorizada pela Gerência-Executiva, que consultará a área técnica para dirimir dúvidas, se necessário.

 

§ 4° As ações relativas à autuação de processos eletrônicos e à transformação de processos físicos em eletrônicos, bem como demais procedimentos, ocorrerão de acordo com o disposto nesta Portaria Normativa e orientações do NGD.

 

Art. 51. O Núcleo de Gestão Documental poderá receber documento físico até as 18h00 de dia útil.

 

Parágrafo único. O documento recebido na forma deste artigo deverá ser juntado ao processo eletrônico até o dia útil imediatamente seguinte ao recebimento, em conformidade com esta Portaria Normativa.

 

Art. 52. Caso ocorra inoperância técnica temporária do SEI, os documentos poderão ser apresentados fisicamente, de acordo com os modelos consignados no sistema, e autuados imediatamente quando o sistema for restabelecido, sendo prioritários os documentos que devam ser apreciados com urgência em virtude de prazo legal a que se submetem.

 

§ 1° Para efeitos de instrução processual, serão considerados a data e o horário do recebimento do documento físico na unidade destinatária da comunicação, considerando-se o lapso temporal máximo previsto nos artigos 41 e 42.

 

§ 2° Todos os documentos recebidos, em meio físico, em virtude da inoperância temporária do SEI, deverão ser entendidos como documentos comprobatórios, inclusive para fins de arquivamento, até que se restabeleça o sistema, observado o que determina o art. 20.

 

§ 3° A inoperância temporária do SEI será atestada por meio de aviso eletrônico publicado no portal caubr.gov.br/seicau, hipótese em que serão suspensos os prazos processuais até o primeiro dia útil seguinte à divulgação do referido aviso no portal de publicações eletrônicas do SEI.

 

Art. 53. Os casos omissos e excepcionais serão resolvidos pela Gerência-Executiva e, na sua ausência, a Gerência Administrativa.

 

Art. 54. Ficam revogadas as Portarias Normativas n° 73, de 3 de setembro de 2019, e n° 81, de 24 de setembro de 2020.

 

Art. 55. Esta Portaria Normativa entra em vigor na data de sua publicação no sítio eletrônico do CAU/BR na Rede Mundial de Computadores (Internet), no endereço www.caubr.gov.br.

 

Brasília, 25 de outubro de 2022.

 

 

 

NADIA SOMEKH

Presidente do CAU/BR

 

 

 

 

PORTARIA NORMATIVA N° 107, DE 18 DE OUTUBRO DE 2022

 

ANEXO I

CRONOGRAMA DE CRIAÇÃO DE NOVOS PROCESSOS NO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) DO CAU/BR

 

  1. A partir de 7 de novembro de 2022, todos os processos novos iniciados nas áreas:

– Gabinete da Presidência;

– Assessoria Especial da Presidência;

– Assessoria de Comunicação Social;

– Assessoria de Relações Institucionais e Parlamentares;

– Assessoria Jurídica; e

– Auditoria.

 

  1. A partir de 21 de novembro de 2022, todos os processos novos iniciados nas áreas:

– Gerência Executiva;

– Controladoria;

– Gerência do Centro de Serviços Compartilhados, incluindo:

– Coordenadoria de Tecnologia da Informação (TI);

– Coordenadoria do Sistema de Gestão Integrada (SGI);

– Coordenadoria da Rede Integrada de Atendimento (RIA);

– Coordenadoria do Sistema de Inteligência Geográfica (IGEO);

– Coordenadoria do Sistema de Informação e Comunicação dos Conselhos de Arquitetura e Urbanismo (SICCAU);

– Gerência de Orçamento e Finanças, incluindo:

– Orçamento;

– Contabilidade;

– Finanças;

– Gerência Administrativa, incluindo:

– Serviços Gerais;

– Compras;

– Protocolo;

– Eventos;

– Transparência;

– Gerência de Planejamento.

 

  1. A partir de 12 de dezembro de 2022, todos os processos iniciados nas áreas:

– Secretaria Geral da Mesa;

– Plenário;

 

 

 

PORTARIA NORMATIVA N° 107, DE 18 DE OUTUBRO DE 2022

 

ANEXO II

EXTENSÕES DE ARQUIVOS PERMITIDOS PARA INCLUSÃO NO SISTEMA ELETRÔNICO DE INFORMAÇÕES (SEI) DO CAU/BR

 

7z        Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;

bz2      Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;

csv       Arquivo de texto com dados separados por vírgula. Significa “Comma Separated Values”;

gz        Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;

html    Arquivos padrão web, utilizados, inclusive, pelo SEI;

json     Arquivo de notação de objeto JavaScript. Significa “JavaScript Object Notation”;

mp4    Arquivo de vídeo referente ao MPEG-4 Part 14. Um padrão que é parte da especificação MPEG-4 desenvolvido pela ISO/IEC 14496-14;

mpeg  Arquivo de vídeo MPEG (Moving Picture Experts Group) é um formato de compressão mantido pela International Organization for Standardization. O formato é muito popular e pode ser reproduzido por quase qualquer player;

mpg    Arquivo de vídeo MPEG (Moving Picture Experts Group) é um formato de compressão mantido pela International Organization for Standardization. O formato é muito popular e pode ser reproduzido por quase qualquer player;

odp     Arquivo de apresentação do tipo OpenDocument;

ods      Arquivo de planilha eletrônica do tipo OpenDocument;

ogg      Arquivo de áudio em formato livre muito utilizado na internet;

ogv      Arquivo de vídeo em formato livre muito utilizado na internet;

pdf      Portable Document Format (Formato Portátil de Documento);

svg      Arquivo de imagens vetoriais ou gráficos bidimensionais em formato aberto;

tar       Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;

tgz       Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas;

txt       Arquivo de texto sem formatação;

xml      Arquivo capaz de descrever diversos tipos de dados, facilitando o compartilhamento, integração e interoperabilidade de dados. Significa “eXtensible Markup Language”;

zip       Arquivo compactado com outros arquivos ou pastas.

 

[Este documento foi originalmente publicado às 13h09 de 27 de outubro de 2022]

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